Avis de Confidentialité
La confidentialité des clients et la protection de la vie privée sont extrêmement importantes pour le Centre des Enfants, des Adolescents et de la Famille d’Ottawa (CEAFO, « nous »). Cet avis de confidentialité explique de quelles manières le CEAFO et ses professionnels recueillent, utilisent, divulguent et traitent les informations personnelles sur la santé.
À propos du CEAFO
Le CEAFO est un groupe multidisciplinaire de professionnels qui inclut des psychologues, des ergothérapeutes, des pédiatres, des psychométriciens, des psychothérapeutes, des travailleurs sociaux et des orthophonistes.
Le CEAFO et ses professionnels sont chacun des « dépositaires des informations sur la santé » ou des « gardiens » aux fins de la Loi sur la Protection des Renseignements Personnels sur la Santé (LPRPS) de l’Ontario. En nous conformant à la LPRPS ainsi qu’aux obligations de confidentialité établies par les divers organismes d’autorégulation qui s’appliquent à nos professionnels, nous sommes collectivement responsables de la protection de la vie privée des clients.
Qu’est-ce que les informations personnelle sur la santé?
Les informations personnelles sur la santé comprennent des renseignements sur une personne qui :
- est liée à la santé physique ou mentale ou aux antécédents médicaux ou de santé d’un individu;
- concerne la prestation de soins de santé à un individu;
- se rapporte au paiement ou à l’admissibilité aux soins de santé; et
- se compose d’informations non médicales incluent dans le dossier d’un client telles que les coordonnées (par exemple, adresse, numéro de téléphone)
Collection, utilisation et divulgation de l’information personnelle sur la santé
Nous recueillons, utilisons et divulguons l’information personnelle sur la santé uniquement dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire pour fournir des services à nos clients. Nous recueillons et utilisons des informations sur les antécédents médicaux d’un client, y compris ses antécédents familiaux, sa condition physique et sa situation sociale afin de pouvoir le référer au professionnel approprié, évaluer ses besoins en matière de santé physique ou mentale, formuler des recommandations de traitement et fournir des services de santé mentale ou physique choisis par le client. Nous recueillons et utilisons également des informations personnelles sur la santé à d’autres fins connexes, telles que la communication avec les clients, la prise de rendez-vous et le traitement des paiements pour les services.
Dans presque toutes les circonstances, les renseignements personnels sur la santé ne sont recueillis, utilisés et / ou divulgués qu’avec le consentement éclairé obtenu des clients ou des décideurs de substitution. Ce n’est que dans de rares cas que nous collectons, utilisons ou divulguons des informations personnelles sans avoir obtenu votre consentement, ce qui pourrait inclure les situations suivantes:
- Si vous risquez de vous blesser sérieusement
- S’il y a un risque que vous blessiez quelqu’un d’autre
- Protection de l’enfance: cela s’applique à tout enfant âgé de moins de 16 ans ou qui semble avoir moins de 16 ans. Elle s’applique également aux enfants déjà sous ordonnance de protection de l’enfance âgés de 16 et 17 ans.
- Si nous avons des motifs raisonnables de soupçonner qu’un enfant a besoin de protection, en d’autres termes, a été ou est en danger d’abus ou de négligence physique, sexuelle, émotionnelle ou mentale, nous devrons en informer les autorités compétentes.
- Si un agresseur sexuel connu est en contact étroit avec un enfant, nous sommes tenus de signaler cet individu aux autorités compétentes.
- Si une affaire est portée devant le tribunal, vos dossiers peuvent être ordonnés par le tribunal.
- Si un professionnel de la santé de l’Ontario vous a agressé sexuellement, cela sera signalé à son ordre de réglementation.
- Informer le directeur du Ministère de la Santé et des Soins de longue durée si un client révèle qu’un résident d’un établissement de soins de longue durée ou d’une maison de retraire subit de la négligence ou des mauvais traitements.
- Divulgation d’information avec la police si nécessaire, en vertu de la Loi de 2018 sur les personnes disparues, l’information portant sur une personne disparue après que
des efforts raisonnables n’ont pas permis de localiser la personne.- Dans ces circonstances, votre thérapeute se conformera à une ordonnance du tribunal, à un mandat de perquisition ou à une Demande Urgente de la police et, dès que raisonnablement possible, fournira des copies des dossiers ou un équivalent verbal tel que spécié dans l’ordonnance ou la Demande Urgente.
- Remettre à l’organisme de réglementation des professionnels à la demande de l’organisme de réglementation pour fins d’assurance qualité.
Nous n’utiliserons ni ne partagerons jamais vos informations de santé personnelles à des fins de marketing.
Visiteurs de notre site Web
Notre serveur Web collecte automatiquement des données anonymes sur les visiteurs de notre site Web, y compris les adresses de protocole Internet, la date, l’heure et les pages consultées. Nous utilisons ces informations pour mieux comprendre comment les gens interagissent avec notre site afin de l’améliorer. Nous ne connaissons pas l’identité de quiconque visite notre site, à moins que la personne ne fournisse volontairement ses coordonnées.
Protection des renseignements personnels sur la santé
Les informations et les systèmes électroniques ne sont jamais complètement sécurisés, mais nous avons mis en place des contrôles de sécurité administratifs, techniques et physiques pour réduire le risque que les informations personnelles sur la santé puissent faire l’objet d’un accès, d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisés. Cela comprend les mesures suivantes:
- Les informations en format papier sont soit sous supervision directe, soit sécurisées dans une zone verrouillée ou restreinte à tout moment.
- Le matériel électronique est soit sous surveillance, soit sécurisé dans une zone verrouillée ou restreinte à tout moment. Les ordinateurs sont cryptés et protégés par des mots de passe.
- L’accès aux dossiers clients dans les systèmes électroniques est soumis à des restrictions techniques limitant l’accès aux personnes qui en ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions légitimes.
- Les professionnels et le personnel du CEAFO signent des accords de confidentialité exigeant le respect des politiques et procédures de confidentialité du CEAFO et reçoivent une formation sur ces politiques.
Utilisation des fournisseurs de services
CAFCO utilise le logiciel de gestion de la pratique Owl pour créer et stocker les dossiers des clients, planifier les rendez-vous, obtenir et enregistrer le consentement des clients et pour fournir des soins virtuels. Toutes les informations dans Owl sont stockées sur des serveurs situés au Canada.
Conservation et destruction des informations personnelles
Nous sommes tenus de conserver vos informations pendant des périodes minimales afin de pouvoir répondre à toutes vos questions sur les services fournis, ainsi que pour répondre aux obligations réglementaires professionnelles.
Par exemple, nos psychologues sont tenus de conserver les dossiers des clients pendant une période de 10 ans après que l’enfant ait atteint l’âge de 18 ans.
Les renseignements personnels sur la santé qui ne sont plus nécessaires sont définitivement détruits ou renvoyés au client. Les informations électroniques sont détruites par suppression permanente, tandis que les fichiers papier sont déchiquetés, tous deux conformément aux normes reconnues de l’industrie.
Accès à vos informations de santé personnelles et à vos coordonnées
Vous avez un droit général d’accéder aux informations de santé personnelles que nous détenons à votre sujet, ainsi que de demander que nous corrigions toutes erreurs dans ces informations. Si vous avez besoin d’accéder à vos renseignements personnels sur la santé, ou si vous avez des questions ou des préoccupations concernant nos pratiques de confidentialité, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée par courriel à Directors@cafco-ceafo.ca, ou par téléphone au 613-567-0777.
Si vous avez une question
Nous tenterons de répondre à toutes les questions ou préoccupations que vous pourriez avoir. Si vous souhaitez déposer une plainte formelle concernant nos politiques de confidentialité, vous pouvez le faire par écrit à votre fournisseur. Nous accuserons réception de votre plainte, veillerons à ce qu’elle fasse rapidement l’objet d’une enquête et nous vous fournirons une décision écrite formelle accompagnée d’explications.
Nous vous demandons d’abord de discuter de vos préoccupations avec nous. Cependant, si nous ne pouvons pas satisfaire vos préoccupations, vous avez le droit de vous plaindre auprès de notre organisme de réglementation:
L’Ordre des psychologues de l’Ontario
110, avenue Eglinton Ouest, bureau 500
Toronto (Ontario) M4R 1A3
Tél .: (800) 489-8388
Télécopieur: (416) 961-2635
Courriel: cpo@cpo.on.ca
Site Web: www.cpo.on.ca
Cette politique est établie en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé. Il s’agit d’une loi complexe qui prévoit des exceptions supplémentaires aux principes de protection de la vie privée qui sont trop détaillées pour être énoncées ici. Il existe de rares exceptions aux engagements énoncés ci-dessus.
Pour les demandes de renseignements plus générales, le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario supervise l’administration de la législation sur la protection de la vie privée dans le secteur privé. Le commissaire agit également comme une sorte d’ombudsman pour les différends relatifs à la vie privée.
Le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée peut être joint au:
2 Bloor Street East, Suite 1400
Toronto, ON M4W 1A8
Tel.: (416) 326-3333
Fax.: (416) 325-9195
www.ipc.on.ca
